Jeśli szukasz odpowiedniego miejsca na przeprowadzenie szkoleń lub firmowej konferencji to warto zobaczyć .Zapraszam do poradnika.
Spotkania bywają różne
W każdej większej firmie trzeba czasami zorganizować konferencję,...na którą zaprasza się pracowników. Cele takiego spotkania bywają różne - od przedstawienia nowych strategii działania przedsiębiorstwa, poprzez zaprezentowanie różnych projektów, do zakomunikowania pewnych ważnych informacji.
Konferencje są organizowane również w szkołach. Celem takiej konferencji jest przekazanie nauczycielom ważnych informacji, lub zaprezentowanie wyników nauczania w danej klasie. Każdy semestr kończy się konferencją, gdzie nauczyciele informują o zagrożeniach, braku promocji do następnej klasy, czy też zgłaszają uczniów do nagród.
Konferencje to zjawiska powszechne, niezbyt jednak lubiane. Nie każdy lubi prezentować coś przed szeroka publicznością, nie każdy jest zainteresowany tematem konferencji. Większość to po prostu formalna konieczność, wynikająca albo z prawa (jak konferencje np. w szkołach, albo z obowiązującego w firmie regulaminu.
Po co organizuje się konferencje?
Pisałam ostatnio o pochodzeniu słowa "konferencja". W zasadzie pisanie o konferencjach nie jest zbyt pasjonujące, bo temat jest dość nudny. Spróbujmy więc podejść od strony biznesowej.
Po co organizuje się konferencje? Cóż, po to żeby zaprezentować jakieś treści zgromadzonym. Tak wynika z etymologii. Wiadomo, że konferencje naukowe są sensowne - można się podzielić swoim dorobkiem/odkryciem, można zaprezentować efekty badań. A jak to jest w korporacjach?
Właściwie podobnie. Konferencje organizuje się najczęściej po to, żeby zaprezentować nowa strategię firmy, pokazać pomysły, nowy produkt, nową kampanię reklamową, itp.
Konferencje zapewniają spójność, są czasami jedyną metodą na to, by przekazać ludziom ważne dla działalności firmy informacje. Często kluczowe.
Wiadomo, że takie zgromadzenia są czasochłonne, zwłaszcza dla tych którzy je organizują. Ale również dla tych, którzy musza przygotować swój odczyt. To się wiąże z dodatkową praca i podjęciem dodatkowych kosztów. I każdemu zależy na tym, żeby dobrze wypaść.
Prezentować swój projekt
Chyba nikt nie lubi słowa "konferencja". Bo w sumie jaki jest cel konferencji, po co to całe zamieszanie? Strata czasu. A najgorzej, jak trzeba jeszcze się na tej konferencji wypowiadać, prezentować swój projekt, pomysł, czy też artykuł. Zjada nas wtedy stres. Na prawdę mało jest osób, które nie odczuwają stresu przed wystąpieniem publicznym. Tak działa nasza psychika. Boimy się rekcji publiczności, tego że nam coś nie wyjdzie i że tyle ludzi będzie świadkami naszej potencjalnej porażki.
Wiadomo, konferencje mają różny charakter. Mogą być firmowe, naukowe, pedagogiczne (w szkołach). Mogą być zamknięte, zarezerwowane dla określonej liczby osób (zaproszonych wcześniej). Mogą być otwarte. Może przyjrzyjmy się skąd pochodzi słowo "konferencja"? W języku polskim zapożyczyliśmy ten wyraz od Francuzów (fr. conférence - czyli odczyt). Jednak trzeba sięgnąć głębiej, jeśli chcemy określić właściwą etymologię - do łaciny (czyli źródła wszystkich trudnych słów). Po łacinie conferre znaczy gromadzić się. I tak mamy uchwyconą istotę konferencji - odczyt przed zgromadzeniem. Więcej na ten temat napiszę w kolejnym tekście.
W wielu większych firmach
W wielu większych firmach czasami organizuje się konferencje. To doskonała okazja do przedstawienia szerszej grupie, na przykład strategii działania firmy. Konferencje organizują szkoły, korporacje, uczelnie, itp. Są też konferencje naukowe, na które jeżdżą profesorowie i doktoranci, którzy przedstawiają swoje spostrzeżenia na dany temat, czy też prezentują wyniki swoich badań.
Bardzo ważna jest odpowiednia atmosfera, która powinna sprzyjać skupieniu uwagi. Często konferencje muszą się odbyć poza siedzibą firmy. Powodów jest wiele - od liczby osób (których nie pomieści żadne pomieszczenie, znajdujące się w siedzibie), poprzez warunki (ilość krzeseł, sala audiowizualna,itp), do prestiżu i nadania konferencji szczególnie ważnego znaczenia.
Po prostu często konieczne jest znalezienie i wynajęcie sali konferencyjnej. W zależności od celu i charakteru konferencji, potrzebne będą różne pomieszczenia. Niektórzy wymagają oprawy audiowizualnej, by przedstawić swoją prezentację, czy też podać dane w przyswajalny sposób.
Jednak niektóre konferencje mogą mieć inny charakter i wymagają od uczestników nie tylko gotowości do wystąpienia, czy też biernego słuchania, ale chodzi o interakcje wszystkich osób, swobodną wymianę myśli, czy też pomysłów. Takie podejście jest sensowne w tych dziedzinach, gdzie szczególnie ważna jest kreatywność.
Poza charakterem konferencji i branżą, ważny jest inny aspekt - konferencja może być otwarta (jak na przykład konferencje prasowe), lub zamknięta. Wiadomo, że w pierwszym przypadku jest konieczne specyficzne pomieszczenie, bo nigdy do końca nie wiadomo, ile osób będzie chciało brać w takim przedsięwzięciu udział. Konferencje prasowe mają zawsze charakter medialny, dotyczą takich spraw jak polityka, czy też ważne wydarzenia o charakterze społecznym.
Jednak w tym celu nie wynajmuje się sali konferencyjnej, ponieważ jest ona przeznaczona na spotkania zamknięte, z określoną liczną osób.